L’inventaire en pharmacie : comment assurer une meilleure gestion des stocks ?

L’inventaire du stock d’une pharmacie est une opération importante qui permet de tenir à jour les données relatives des stocks de médicaments ainsi que les produits de parapharmacie.

Une bonne gestion de l’inventaire garantit l’optimisation des coûts, la réduction des pertes, une meilleure rotation des stocks et, finalement, une meilleure prise en charge des besoins des patients.

Toutefois, réaliser un inventaire précis peut être une tâche ardue pour les pharmaciens, souvent déjà accaparés par leurs activités principales : la délivrance, les commandes ou le conseil.

L’organisation d’un inventaire demande du temps, du matériel et une bonne maîtrise du logiciel de gestion des stocks.

Dans ce contexte, déléguer l’inventaire physique d’une pharmacie à un prestataire externe peut présenter de nombreux atouts.

L’inventaire : une tâche chronophage et rébarbative

L’inventaire du stock de l’officine fait partie des obligations comptables du pharmacien. Généralement annuel ou bisannuel, il doit être effectué consciencieusement en fin d’exercice comptable car il va contribuer à vérifier la bonne santé de la pharmacie.

L’inventaire est l’occasion de faire le point sur les médicaments avec une date de péremption dépassée et sur les conditions optimales de stockage.

 

Un inventaire réalisé par le pharmacien et ses préparateurs, représente bien souvent une charge lourde dans l’organisation de travail. Les articles référencés sont nombreux et les quantités à enregistrer sont importantes. L’inventaire du stock d’une pharmacie représente des heures de comptage et de contrôle.

Chronophage, cette tâche réjouit rarement le personnel de l’officine. Le risque d’erreurs humaines est non négligeable : une simple distraction, une boîte mal rangée, ou une mauvaise saisie vont conduire à des erreurs dans le décompte.

Ces erreurs vont ensuite se traduire par des ruptures de stock de certains médicaments ou des commandes de produits surévalués.

Le caractère répétitif de l’inventaire engendre une baisse de motivation de l’équipe, réduisant ainsi l’efficacité et la précision de la démarche.

Les avantages liés à l’externalisation de l’inventaire d’une pharmacie

L’externalisation de l’inventaire d’une officine permet de bénéficier de l’expertise d’une entreprise externe spécialisée.

Celle-ci dispose d’outils, de méthodologies et d’une très bonne connaissance de chaque  logiciel pharmaceutique.

Le prestataire bénéficie des meilleures pratiques en termes de gestion de stock.

Son intervention va se traduire par une plus grande rapidité grâce à une organisation exemplaire et une méthode de comptage fiable. Les erreurs sont largement minimisées.

Cette efficacité va réduire les pertes financières liées à des achats mal ajustés ou à des stocks périmés. Un stock à jour facilite la gestion des approvisionnements et réduit les ruptures, améliorant ainsi la satisfaction des clients.

La neutralité et l’objectivité du prestataire externe garantissent l’exactitude du comptage. Le personnel interne de la pharmacie pourrait être tenté de masquer des erreurs.

Les domaines d’expertise des prestataires externes

Les prestataires d’inventaires de pharmacie ont généralement un domaine d’expertise large. Leurs offres de services sont liées à une bonne gestion de stock :

• Mise à jour en temps réel
• Audit
• Analyse permettant d’identifier les zones d’amélioration
• Performance linéaire
• Merchandising

 

Les recommandations issues des audits spécialisés vont conduire à des changements stratégiques de stockage. Ces mesures vont optimiser l’efficacité opérationnelle des produits et des médicaments en augmentant leur rentabilité.

 

En cas de cession de l’officine, l’externalisation de l’inventaire se révèle précieuse. Avec des données fiables et les mises à jour, la pharmacie est mieux armée pour répondre aux normes ANIP (Agence Nationale de l’Inventaire Pharmaceutique) ou gérer d’éventuels litiges.

Les inconvénients liés à un inventaire mal géré

Un inventaire mal réalisé est directement responsable de pertes financières pour la pharmacie. Une comptabilisation incorrecte et la non-détection de médicaments périmés sont source d’écarts budgétaires, impactant négativement la rentabilité de l’officine.

 

Au-delà de l’aspect financier, un inventaire établi dans l’urgence, sans concentration et sans réel intérêt, représente une perte de temps considérable pour le pharmacien et son équipe. Le temps passé ensuite à corriger les erreurs, à rechercher des produits mal référencés ou mal placés aurait pu être consacré à des activités plus productives.

 

L’impact est également visible au niveau de la relation client. Les ruptures de stocks, résultant d’un inventaire inexact, engendrent une insatisfaction client majeure.

La présence de médicaments ayant dépassé la date de péremption va jouer défavorablement sur la réputation de la pharmacie.

La vente de ces médicaments est totalement interdite. Ils doivent être impérativement retirés du stock et valorisés comptablement.

 

L’importance d’une gestion d’inventaire rigoureuse et professionnelle ne peut être sous-estimée. Il en va de la santé financière, de la réputation et de la satisfaction client de la pharmacie.

 

L’inventaire joue un rôle central au sein de la gestion globale de l’officine.

Déléguer l’inventaire à des entreprises spécialisées devient une option à étudier sérieusement. L’externalisation garantit une expertise et une précision accrues.